Il Virtual Shop Floor Management

Riportiamo la traduzione di un articolo di Jan Haug (Head of Shenyang Branch di STAUFEN.CHINA). Potete trovare qui l’originale.

Jan Haug (Head of Shenyang Branch – STAUFEN.CHINA)


Shop Floor Management – una filosofia di leadership nel “Gemba” (il luogo di azione dove “succedono” le cose)  che ha trovato la sua strada nei capannoni di molte aziende Lean di successo ed è diventato un elemento importante del lavoro quotidiano di molti dipendenti. Tuttavia, soprattutto nelle aree “indirette” e di  R&D,  lo Shop Floor Management “tradizionale” ha trovato i suoi limiti nelle applicazioni internazionali e “multi-site”. Al fine di sostenere la collaborazione tra i team distribuiti a livello globale e per fornire la necessaria trasparenza, il prossimo passo da fare sarà il “Virtual” Shop Floor Management (VSFM).

Non solo in produzione, ma anche nella gestione delle funzioni di supporto e della R&D, i metodi e gli strumenti di lean management sono stati attuati con successo e hanno dimostrato di essere vantaggiosi in termini di qualità, costi e livelli di servizio. Aziende Lean di successo hanno sviluppato e applicato i cosiddetti sistemi di Shop Floor Management al fine di garantire processi stabili e problem solving sistematico.

Lo Shop Floor Management è il concetto di leadership espressa nel luogo in cui succedono le cose (“Gemba”). Questo può essere un corridoio della fabbrica quando ci si concentra sui processi di produzione o un’area degli uffici quando si parla di Project Management o di Processo di Evasione Ordini. Il presupposto comune è che i problemi siano visibili nel punto in cui sorgono e che quindi possano essere risolti in loco in modo efficace, senza inutili riunioni. Per riconoscere e dare priorità all’annullamento delle deviazioni, lo Shop Floor Management mira a creare un elevato livello di trasparenza e di efficienza della comunicazione attraverso la creazione di indicatori selezionati (KPI),  i metodi e gli strumenti di visual management e la “regular comunication”. I problemi più urgenti e importanti possono quindi essere valutati direttamente sul posto al fine di avviare un processo di problem solving strutturato.

Lo sviluppo di una cultura di leadership focalizzata sulla trasparenza, sulla gestione puntuale delle deviazioni e sul problem solving garantisce la sostenibilità dei risultati raggiunti. E’ fondamentale che i leader vivano il “gemba”.

Quello che è successo nelle aree di produzione sta ora accadendo nelle funzioni di supporto e nei dipartimenti di R&D: le attività diventano però globali. Un sondaggio di Staufen in collaborazione con la Camera di Commercio Tedesca in Cina ha identificato come l’integrazione delle filiali cinesi nelle attività di sviluppo a livello mondiale sia una sfida importante per molte aziende. Sempre più aziende stanno sviluppando le attività di supporto in modo da essere più vicine ai mercati di riferimento. Di conseguenza un numero crescente di progetti è condotta in molti paesi e luoghi diversi, rendendo difficile un efficiente lavoro di squadra. Sta diventando sempre più complesso per i leader interpretare il loro ruolo di mentori e di gestori dello stato di avanzamento dei progetti e dei processi di cui sono responsabili. Inoltre, con una rete crescente di centri di R&D, risulta complesso mantenere un elevato grado di trasparenza nella struttura se non attraverso un impegno rilevante nelle attività routinarie di condivisione delle informazioni. Quindi, in un contesto globalizzato, lo Shop Floor Management  convenzionale non è più sufficiente a sostenere la collaborazione internazionale.

Al fine di promuovere un lavoro di squadra efficiente e una leadership efficace su scala globale, lo Shop Floor Management deve far uso delle tecnologie dell’informazione. Con l’uso delle moderne tecnologie cloud, gli strumenti cartacei dello Shop Floor Management possono essere virtualizzati, fornendo un quadro adeguato ad applicare i suoi principi e metodi. Noi chiamiamo questo “Virtual Shop Floor Management (VSFM)”.

Il VSFM supera le barriere geografiche e fornisce una panoramica chiara lungo la catena di comando. Indipendentemente dalla loro posizione, i leader possono monitorare lo stato di avanzamento dei loro progetti e dei processi avendo accesso ai dati, ai KPI calcolati automaticamente, agli obiettivi e al loro stato con la possibilità di “scavare” al livello di dettaglio desiderato. E ‘utile per visualizzare le informazioni in modo chiaro e fare uso di pochi ma essenziali KPI. Gli strumenti di gestione visiva possono essere facilmente applicati. Fornendo dati mirati, le attività di gestione sono semplificate e accelerate: le priorità possono essere impostate con facilità, il bisogno di un’azione specifica può essere identificato in modo rapido e le misure più appropriate vengono definite, delegate e continuamente monitorate.

A livello di squadra, il VSFM facilita la pianificazione individuale delle attività offrendo strumenti adeguati per l’organizzazione e la collaborazione con il resto del team. La distribuzione del carico di lavoro è prontamente disponibile e trasparente per ogni membro del team in modo da identificare e risolvere i “colli di bottiglia”.

In effetti, uno dei più importanti fattori di successo del VSFM è quello di avere la possibilità di accedere al sistema attraverso dispositivi di diverso tipo. Applicazioni per smartphone e tablet possono mostrare informazioni consolidate per fornire una visione gestionale d’insieme. Tuttavia, per i membri del team di progetto, l’accesso ai dati più dettagliati attraverso una workstation risulta più efficace. Anche per la “regular comunication” (ad esempio gli incontri giornalieri di SFM) la VSFM può fornire un supporto sostituendo i documenti cartacei attraverso grandi schermi che mostrano i KPI più importanti. Anche gli ambienti Multi-Project possono essere modellati e visualizzati su grandi schermi con poco sforzo. Nonostante i molti modi di visualizzazione delle informazioni, con la VSFM, è di vitale importanza mantenere una banca dati centrale, al fine di garantire la consistenza e la validità delle informazioni in tutto il sistema. In qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, un accesso online sicuro a questo database deve essere garantita.

Come detto, la VSFM può essere un fattore di successo in molti progetti e processi, soprattutto nelle funzioni di supporto e di R&D. Tuttavia la VSFM non è da intendersi come un sostituto per lo Shop Floor Management “classico”, anzi esso integra lo SFM convenzionale, fornendo dati integrati indipendentemente dalla localizzazione e rilascia risorse attraverso il calcolo automatico dei KPI. Le persone continuano ad eseguire le analisi e a prendere decisioni. I KPI e le informazioni, anche se comodamente disponibili su un tablet o su uno smartphone, non devono mai sostituire i principi di “go&see” e di “chiedere il perché”.

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