Re.Co – Comunicazione regolare al servizio della crescita delle persone

“Più elaborati sono i nostri mezzi di comunicazione, meno comunichiamo.”

Joseph Priestley

Nell’era della massima corsa alla digitalizzazione, una delle domande alle quali ci si trova a dover rispondere anche all’interno delle aziende è se effettivamente il flusso di informazioni posto in essere è efficiente e soprattutto efficace e se, nel suo sviluppo quotidiano, includa tutti o se qualcuno o addirittura qualche intera area aziendale ne rimanga escluso.

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Comunicazione regolare ed efficace e crescita delle persone sono due dei concetti più frequentemente utilizzati e discussi, sicuramente fortemente correlati tra loro, ma anche allo stesso tempo due degli aspetti che più di altri corrono il rischio di essere tralasciati o solamente accennati dato che la freneticità dell’operatività aziendale spesso impone altre priorità.

Se com’è noto a tutti la gestione delle informazioni attraverso i sistemi informatici è da un lato imprescindibile e fondamentale, mentre dall’altro rischia di far perdere in maniera notevole l’efficacia del processo comunicativo soprattutto nei confronti dei livelli gerarchici più bassi, la modalità di bilanciamento da trovare tra questi due aspetti non è banale.

Centro Carni Company spa, azienda del padovano, da oltre 40 anni si occupa della lavorazione e del commercio di carni bovine. L’azienda è familiare e vede ad oggi operativa la quarta generazione. La passione per la carne, per l’innovazione dei processi e dei prodotti e la voglia di migliorare continuamente sono i pilastri che costituiscono la filosofia dell’azienda e sono stati la spinta ad intraprendere un percorso di miglioramento fondato proprio su questi principi.

Supportata dall’aiuto di STAUFEN., Centro Carni Company spa, ha individuato una soluzione nell’implementazione di un sistema di comunicazione regolare che incentivi la condivisione dei dati relativi ad alcuni macro aspetti fondamentali come la sicurezza, il livello di servizio, la produttività e la gestione del personale e che stimoli tutti i componenti dell’area operations, a partire dagli operatori in reparto, innanzitutto a conoscerli e a prenderne consapevolezza per poi poter essere in grado di agire attivamente su di essi portando al miglioramento dei processi.

Questa scelta ha portato alla costruzione e all’avviamento di alcuni stand-up meetings giornalieri della durata di circa 10 minuti, per i quali sono stati definiti i partecipanti, i contenuti dell’incontro e di conseguenza gli indicatori da analizzare e le modalità con le quali svolgere l’incontro. Lo svolgimento delle Re.Co su più livelli gerarchici all’interno dell’azienda aiuta a strutturare in maniera chiara il flusso delle informazioni tra le differenti aree aziendali e soprattutto aiuta a rendere tali informazioni disponibili a tutti. Inoltre, la comunicazione regolare supporta il processo di problem solving rendendolo sostenibile

SSFM CCCIl monitoraggio quotidiano degli indicatori porta alla luce le deviazioni e gli eventuali errori presenti nel processo.

Parlare di deviazione presuppone:

  • un risultato atteso (attenzione: se non si fissa un risultato di fatto non può esservi errore),
  • una rappresentazione implicita od esplicita del modo in cui raggiungere quel risultato – cioè un modo giusto per raggiungere l’obbiettivo (standard);
  • uno scostamento tra la realtà verificatasi e ciò che si era programmato.

Se le regole cambiano in continuazione o non sono chiare, le deviazioni saranno difficilmente individuabili e risolvibili, ed in questo i target prestazionali che una volta condivisi con gli operatori vengono visualizzati nelle Re.Co, rappresentano un punto di riferimento fisso.

Come la comunicazione regolare aiuta la crescita delle persone?

1) Permette di apprendere e sperimentare il ciclo PDCA

Il processo comunicativo che si sviluppa attraverso le Re.Co, come il processo di problem solving, segue anch’esso il famoso ciclo PDCA, deve essere perciò pianificato, eseguito/comunicato, l’esito dev’essere controllato e infine adattato in funzione del contesto. Diventa perciò un esercizio quotidiano di applicazione di tale metodo, e per questo spinge le persone ad utilizzare un approccio più sistemico nella gestione delle deviazioni e dei problemi quotidiani.

2) Permette di acquisire una maggiore consapevolezza del proprio ruolo e della propria mansione

Nel momento in cui si va a strutturare e formalizzare un processo comunicativo attraverso l’introduzione di alcuni concetti ed alcune regole, la spiegazione e soprattutto la comprensione del perché si fanno le cose è fondamentale, poiché fa percepire il valore aggiunto di ciò che si sta facendo.

3) Genera un contesto che favorisce l’apprendimento

I momenti di comunicazione regolare, attraverso le Re.Co mattutine di reparto e di Produzione contribuiscono a generare un ambiente che spinge e favorisce il mettersi in gioco delle persone, che fornisce numerose occasioni per mettersi alla prova e che fa sentire le persone libere non tanto di fare errori, ma soprattutto libere di ammettere di aver commesso un errore. Molto spesso il forte giudizio negativo che grava sul mancato raggiungimento di un obbiettivo, sul commettere degli errori, sulla presenza di problemi cronicizzati in alcune aree aziendali diventa una barriera, un ostacolo insormontabile alla loro ammissione, che è di fatto il primo passo verso la soluzione. Le organizzazioni che apprendono sono tipicamente organizzazioni in cui l’errore è considerato occasione di apprendimento ed è quindi altamente incentivata l’ammissione e la discussione attorno ad esso.

4) Le soft skills dei capi reparto e dei responsabili di produzione assumono un ruolo centrale

Assume un ruolo importantissimo l’importanza del saper dare feedback.

  • Esistono feedback positivi, che sono di rinforzo. Ma il feedback positivo da solo è distruttivo, nessun contesto può sopravvivere all’infinito con la continua ripetizione dell’identico, non c’è nuovo apprendimento e il contesto diventa a poco a poco un contesto stanco, poco reattivo e ricettivo.
  • Esistono anche feedback negativi, in fondo in ogni processo di apprendimento esiste la necessità di un feedback correttivo. Consente di modificare alcuni aspetti comportamentali ed abitudini negative ormai acquisite nel corso degli anni. Ma anche il feedback negativo da solo è distruttivo, non si può sempre cambiare tutto.
  • Per questo esistono anche dei feedback riflessivi, nei quali ci si comporta da specchio e riflette all’altro ciò che è presente in lui in un dato momento. Stimola la presa di consapevolezza.

Viene pertanto richiesto ai vari responsabili di non esercitare semplicemente il ruolo del capo come definito dalla gerarchia aziendale, ma di imparare ad essere dei veri e propri leader, capaci di incoraggiare i propri collaboratori e di farli crescere, capaci di instaurare un clima di fiducia reciproca, capaci di porsi con autorevolezza anziché con autorità e capaci di guidare, dando l’esempio, un gruppo di persone a migliorare continuamente giorno dopo giorno.

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