Digitalizzare ed automatizzare i sistemi di visual process performance: opportunità e rischi.

La digitalizzazione si sta rapidamente espandendo nelle diverse aree aziendali. Una di queste è sicuramente quella della visualizzazione delle performance. Molte imprese stanno passando da una raccolta dati e relativa rappresentazione completamente manuale e su carta all’utilizzo di sistemi automatizzati di raccolta e supporti digitali per la rappresentazione.

Che cosa si guadagna? Dal punto di vista della velocità di acquisizione e visualizzazione del dato sicuramente vi è un gran balzo in avanti in termini di efficienza. Ad ogni richiesta siamo in grado di conoscere e visualizzare in tempo reale la nostra performance senza impiegare grandi sforzi nel reperimento delle informazioni.

Quali possono essere i rischi? Dal mio punto di vista va prestata molta attenzione a due aspetti. In primo luogo a non ricadere nella trappola del “visto che è gratis misuriamo tutto”. Ciò sfocerebbe nella generazione di un eccessivo quantitativo di informazioni, le quali sarebbero difficilmente leggibili ed interpretabili, divenendo così non più usufruibili. Questa propensione al sovraprocesso si riscontra addirittura tutt’oggi in sistemi non automatizzati, quindi la semplificazione nel reperimento potrebbe aumentarne tale rischio. Il risultato sarebbe quello di avere degli info center molto di impatto ma troppo complicati per essere quotidianamente letti, compresi e stimolare la generazione di contromisure.

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Il secondo rischio che vedo è quello della perdita di contatto dei diretti responsabili sulla misurazione. Questa seconda considerazione deriva dal fatto che, se effettuato in modo corretto, andare sul campo ed investire del tempo nella raccolta dati e misura delle performance stimola le persone ad indagare fin da subito le anomalie che hanno determinato il gap tra il target ed il risultato reale e facilita la presa di eventuali contromisure.

In considerazione di quanto sopradetto, anche in questo caso l’approccio lean ci può indirizzare verso la strada corretta, in particolare: lavorare molto bene sulla progettazione degli info center in modo tale da raggiungere il corretto trade off tra accuratezza di rappresentazione della performance e semplicità di lettura: “Keep it simple!”. Dall’altro lato mantenere un ruolo attivo da parte dei responsabili dei processi nell’imputazione dei dati e nel calcolo della performance, in modo tale da tenere alto il loro livello di responsabilizzazione e contatto diretto con la misurazione ed evitare che subiscano i dati in maniera passiva.

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